Règlement Intérieur 2013

Avec son succès grandissant, l’évènement Libreville Fashion Week voit ses charges d’organisation et de préparation croître de façon très importante. La participation active de tous doit être la démonstration de notre volonté commune d’excellence et le moteur de notre réussite.

L’évènement Libreville Fashion Week est organisé du mardi 3 au samedi 7 Juin 2014 à Libreville.

Le présent règlement intérieur s’applique à l’exposition de mode et aux exposants, sans qu’il soit nécessaire de le préciser dans les articles suivants.

            Il a pour objet d’assurer les meilleures  conditions de promotion des participants, de leurs créations et  savoir-faire lors de l’exposition de mode.

                       

            Le fait de participer à l’exposition de mode implique de la part des participants amateurs et professionnels :

• L’engagement moral de participer au travail de préparation et  de communication de l’évènement (plateaux TV, émissions radio, rencontres d’informations, point presse…)

 • L’exposition et la présentation au public de créations récentes, abouties et de qualité ;

                       

• L’acceptation sans réserve du présent règlement intérieur.

Ø 1-Préparation de l’évènement 

CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE

Le dossier de candidature comporte 4 parties :

1. Le bulletin de candidature qui comporte :

·       Les informations personnelles, professionnels et l’activité du candidat ;

·       La description de sa collection ;

·       Les différentes réservations et montants des participations ;

·       Les dates et conditions à respecter pour déposer sa candidature.

2. Les modalités de participation qui comportent :

• Les avantages offerts au participant ;
• Des éléments et pièces à fournir par le créateur.

La notice biographique : La notice biographique du designer est destinée à éclairer le Comité d’organisation sur sa formation et son parcours artistique. Elle pourra être utilisée pour la préparation des dossiers de presse et la promotion de l’évènement.

3. La convention avec les créateurs qui comporte :

• Les obligations des créateurs durant les défilés

4. Les obligations des exposants qui comportent :

• Ce qu’il faut savoir ;
• La souscription d’un contrat d’assurance ;
• La vente sur la place : un mode de vente règlementé.

Candidature

Tout dossier de candidature incomplet, non conforme ou remis hors délai sera refusé.

L’acte de candidature vaut : L’autorisation donnée par le participant au comité d’organisation d’utiliser gratuitement les photographies de ses créations  et sa notice biographique pour la promotion de l’évènement (dossier de presse, affiches, catalogue, vidéo, reportages télévisés, etc.) ;

Ø  2-Tenue de l’exposition

 Pendant la durée de l’évènement (du mardi 3 au samedi 7 Juin), afin d’accueillir le public et veiller aux conditions générales de sécurité, une permanence est assurée par un membre du comité d’organisation.

Ø  3-Heures d’ouverture

 Les heures d’ouverture et de fermeture de l’exposition et des séances de relooking sont les suivantes : de 9h à 20h.

Ø  4-Installation des exposants

 Le mardi 3 Juin à partir 7h.

 Heure limite d’installation 10h 30.

Le stand est muni d’une table et de deux chaises. Si besoin,  une demande de matériel locatif est à retirer 2 semaine avant la manifestation auprès du comité d’organisation.

Ø  5-Démontage 

 Le démontage des stands s’effectuera au plus tard le dimanche 8 Juin de 8h à 12h.

Ø  6-Décoration 

La décoration du stand est à la charge de l’exposant.

La décoration générale de l’espace de l’exposition et des séances de relooking incombe à l’organisateur. Le stand est fournit non aménagé. Tout décor et équipement du stand sera à la charge du participant.

L’exposant prendra les locaux, équipements, matériels dans l’état où  ils se trouveront au moment de l’entrée en jouissance et les rendra au moment convenu et dans le même état. La décoration du stand est à la charge de l’exposant.

Il est formellement interdit de fixer au plafond ou aux parois de l’espace de l’exposition des pancartes, calicots, ceintures, tableaux, etc.

Ø  7-Participation 

 La demande de participation  est  formulée par les bulletins fournis spécialement par l’organisation (Bulletin de candidature)

Elle doit être obligatoirement complétée et signée par le designer dirigeant la structure ou une personne réputée avoir qualité pour l’engager.

L’organisateur se réserve le droit de limiter certains secteurs d’activité dans le domaine de la mode, du textile et de l’habillement. En cas de rejet de demande de participation (Bulletin de candidature), l’organisateur n’est en aucun cas tenu d’en faire connaître les motifs. Ce rejet n’ouvre droit à aucune indemnisation, ni dommages et intérêts.

·       La participation à l’exposition  est personnelle et incessible. Il est interdit de sous-louer tout ou une  partie de son emplacement ;

·       Aucune exclusivité ne sera accordée ;

·       Aucune organisation de caractère politique ne sera admise pour participer à l’exposition.

Ø  8-Créations et œuvres 

L’exposant ne peut présenter que les produits etc.…, des métiers de la mode et des services appliqués.

L’exposant est responsable des créations, produits et  matériel qu’il expose.

Les créations et pièces sont conçues et réalisées sous la responsabilité du designer, de l’artisan, de l’artiste ou de l’amateur (l’exposant).

Le comité d’organisation est souverain quant au choix des designers présentées (toute création, œuvre, pièce, ou produit  à caractère pédophile, raciste ou provocant(e) sera expressément  retiré du stand et l’exposant pourra être exclut de la manifestation sans discussion et sans dédommagement.

La signature du bulletin de candidature vaut engagement contractuel et volontaire du participant  de ne par exercer de recours juridique contre le comité d’organisation et/ou ses partenaires en cas de sinistre des créations, œuvres et/ou produits présentés.

Ø  9-Conditions de règlement, paiement, modalités 

 La disponibilité de l’espace demandé doit être confirmée. Dès réception de ladite confirmation écrite, l’exposant devra effectuer le règlement. La réservation des espaces est considérée comme irrévocable, après validation par le comité d’organisation et le règlement avant la date de l’exposition. Le règlement de la location du stand  s’effectue au comptant (en numéraires, par Western Union au choix tout en conservant le bordereau d’envoi)

Ø  10-Ventes 

Le comité d’organisation n’intervient pas dans la négociation et la vente des créations, articles, produits exposés.  

Ø  11-Occupation des stands 

 En signant son bulletin de candidature, l’exposant s’engage à accepter l’emplacement qui lui aura été assigné.

Aucun  bulletin de candidature souscrit  ne donne droit un emplacement déterminé.

Les emplacements sont attribués par l’organisateur selon l’activité et  les disponibilités  et le plan de l’espace.

Il est formellement interdit de changer d’emplacement ou de modifier les emplacements initiaux des stands.

Le numéro de l’emplacement et la situation ne seront divulgués qu’au fur et à mesure des arrivées. 

Il est impératif que le titre de la société (nom commercial) exposante ou du créateur soit identique à celui inscrit sur le bulletin d’inscription de Libreville Fashion Week.

Seuls pourront être exposés les articles relatifs à l’activité et/ou au domaine signalés.

L’organisateur se réserve le droit absolu :

·       de faire enlever touts articles, produits ou objets dangereux, insalubres, ainsi que toute installation nuisant à l’aspect général ;

·       d’interdire toute vente susceptible de porter préjudice à la bonne tenue de l’exposition ;

·       la remise en état des lieux occupés (emplacement du stand) sera entièrement à la charge de l’exposant.

Les exposants renoncent expressément, du fait de leur participation, à tous recours contre le Comité d’organisation de Libreville Fashion Week ou tout autre partenaire ou personne concourant à l’organisation de la manifestation pour quelque dommage que ce soit et quelle qu’en soit la cause (vols, bris, intempéries, dégâts des eaux, etc.…)

Ø 12-Désistement

Tout désistement du participant après le règlement, à quelque date que ce soit, pour quelque cause que ce soit, même en cas de relocation de l’emplacement à un autre exposant (titre de la société , nom commercial exposante ou du créateur différent de celui inscrit sur le bulletin de candidature )entraînera la perte de la somme versée au titre de l’inscription qui restera acquise à l’organisateur.

Ø 13-Règlementation douanière (Stylistes venant de l’étranger)

Les exposants venant de l’étranger s’engagent à respecter la réglementation  douanière en vigueur en ce qui concerne leurs créations.

Il appartiendra à chaque exposant d’accomplir, chaque fois que nécessaire, les formalités que requiert sa participation à la manifestation, notamment en regard de la règlementation douanière pour les créations ou produits provenant de l’étranger.

Sachez également qu’il vous sera  demandé de fournir l’inventaire, ainsi que les coûts de vos créations et/ou produits à votre arrivée à Libreville.

L’organisateur ne pourra, à aucun moment être tenu pour responsable des difficultés qui pourraient survenir à ce sujet.

Ø  14-Assurances 

 Les exposants sont tenus d’avoir une police d’assurance garantissant leur responsabilité tant vis-à-vis des tiers, que vis-à-vis des installations fournies par l’organisation, de s’assurer pour l’incendie, pour le matériel et leurs marchandises exposées.

Les exposants devront également être assurés en responsabilité civile pour tout dommage causé à des tiers au cas où leur responsabilité se trouverait recherchée ou engagée.

Les exposants spécialisés dans la restauration et la dégustation de produits alimentaires sont tenus de souscrire une assurance spéciale couvrant les risques d’intoxication alimentaire.

Ø  15-Gardiennage 

 Un service de surveillance est assuré par une société spécialisée, la nuit, du mardi  au samedi.

Ø  16-Electricité 

 Le Comité d’organisation décline toute responsabilité pour les perturbations dans la fourniture de l’électricité et quelles que soient les origines de celle-ci.

L’exposant  s’engage à certifier que tout appareil électrique  qu’il utilisera dans son stand soit aux normes en vigueur. Les raccords non protégés (adhésifs, dominos, etc.…), rallonges non déroulées et toutes installations non sécurisées sont formellement interdits.

Ø  17-Circulation et stationnement des véhicules dans l’Enceinte de l’espace

 La circulation et le stationnement des véhicules (hormis les véhicules de service, sécurité, secours et police) dans l’enceinte de l’espace réservé à l’exposition  sont formellement interdits pendant la durée de la manifestation et pour quelque cause que ce soit .

Sont seuls autorisés à pénétrer dans l’enceinte de l’exposition les véhicules des organisateurs.

Il pourra être procédé à l’enlèvement du véhicule en infraction par les services compétents, au frais du contrevenant.

Le stationnement des véhicules des visiteurs devra se faire sur les emplacements réservés à cet effet.

Ø  18-Publicité 

 Le Comité d’organisation de Libreville Fashion Week  fait installer dans l’enceinte de l’exposition  une sonorisation qui diffusera des informations et de la musique.

Ø  19-Stand de restauration et de boissons

 Le Comité d’organisation et ses partenaires  se réservent le droit de limiter le nombre de place. Un service de restauration et rafraîchissement est assuré par un partenaire de l’évènement.

Ø 20-Dispositions Générales

Toute utilisation de sonorisation doit être signalée. 

Il est formellement interdit :

·       d’installer toutes enseignes débordantes, lumineuses ou non ;

·       d’utiliser des appareils de sonorisation bruyants : haut-parleur, radio, phono, etc.…susceptibles d’être entendus en dehors du stand dans lequel ils sont installés ; les exposants ne doivent pas gêner leurs voisins ;

·       de faire de la publicité, distribuer des prospectus, bons, etc.…ainsi que d’effectuer des quêtes (sauf autorisation écrite du Comité) en dehors du stand ;

·       l’installation sauvage est interdite.

Ø 21-Droits et obligations de l’organisateur

L’organisateur fixe les dates et lieux des manifestations. A chaque participant, il sera affecté un stand selon le coût.

L’organisateur établit le plan de la manifestation et effectue seul la répartition des stands et l’ordre de passage des défilés.

Il assure pour la bonne réussite de la manifestation, toute publicité nécessaire auprès des médias, des professionnels et d’organismes divers, etc.…

L’organisateur est exonéré et dégagé de toutes responsabilités concernant les préjudices qui pourraient être subit par les participants pour quelque cause que ce soit (perte, dommage, quelconque incendie ou sinistre).aucun recours ne pourra être intenté auprès de l’organisateur.

Ø  22-Application du règlement intérieur 

En cas de non respect grave ou répété du présent règlement intérieur, le comité d’organisation pourra, après avoir entendu le contrevenant, prononcer l’exclusion de la manifestation.

Ø  23-Annulation de la manifestation 

 L’organisateur peut annuler la manifestation en cas de force majeure.

    Fait à Libreville le 3 Décembre 2014